¿Cómo organizar y manejar un pipeline de ventas?

Un pipeline de ventas es una colección de todas las transacciones administradas por un responsable de ventas o por todo el equipo comercial. Podemos decir que el pipeline es el hermano mayor del embudo de ventas. Ambas herramientas están diseñadas para facilitar la planificación y evaluar la eficacia de la empresa. Sin embargo, siguen siendo […]

Un pipeline de ventas es una colección de todas las transacciones administradas por un responsable de ventas o por todo el equipo comercial.

Podemos decir que el pipeline es el hermano mayor del embudo de ventas. Ambas herramientas están diseñadas para facilitar la planificación y evaluar la eficacia de la empresa. Sin embargo, siguen siendo diferentes entre sí. Por lo general, en el embudo de ventas, la atención se centra en la conversión, mientras que el pipeline se enfoca más en “coleccionar historias” sobre cómo convertir un lead en cliente.

Estadísticamente, el 61% de los responsables comerciales admiten que el hecho de vender se ha vuelto más difícil que hace cinco años. Las ventas no surgen como una especie de «magia». En un entorno de B2B, el cliente debe pasar por ciertas etapas de toma de decisión antes de realizar la compra.

Por ejemplo, una empresa que analiza los detalles específicos del producto y las cláusulas del contrato está mucho más cerca de comprar que otras empresas que dicen que tu propuesta suena interesante y que se pensará si aceptarla.

Cuantas más etapas supera el cliente, mayor será la probabilidad de cerrar la venta. La tarea del pipeline consiste exactamente en seguir las etapas por las que pasa el lead y ver su evolución.

Otra característica distintiva del pipeline también es que es un indicador adelantando y no atrasado, como por ejemplo la suma de todas las ventas ya cerradas. Por eso mismo, la gestión del pipeline es, en realidad, la principal herramienta para manejar las ventas.

Aquí hay una lista incompleta de preguntas a las que el pipeline puede dar respuestas:

  • ¿Hay suficiente cantidad de ventas bajo la gestión del equipo para cumplir el plan?
  • ¿Atraemos los clientes con quienes queremos trabajar, y estamos vendiendo lo que hemos planeado vender?
  • ¿Está organizado correctamente el proceso de búsqueda de compradores? ¿Qué herramientas de prospección en línea estamos utilizando?
  • ¿En qué etapas de la venta tenemos problemas?
  • ¿Tenemos suficiente tiempo para manejar efectivamente cada venta?
  • ¿Qué ganancia podemos pronosticar para el fin del mes/trimestre?

El objetivo del pipeline es evaluar la calidad, el proceso, el progreso y la cantidad de todas las ventas aquí y ahora.

Para evaluar imparcialmente los resultados de las ventas, es necesario dividir el pipeline en varias etapas.

Etapas del pipeline

Es posible y es necesario dividir el pipeline en las etapas de trabajo:

  1. Etapa de planificación: en esta etapa, el responsable y los directores evalúan el progreso de las ventas y pronostican las ventas. Esto es necesario para redistribuir correctamente las tareas, centrarse en lo más necesario e importante.
  2. Etapa de acciones: conforme al plan desarrollado, el responsable y el director proceden a trabajar con los clientes del pipeline. Por ejemplo, durante la planificación se aclaró que aún no se hubieron acordado entrevistas con tres clientes y no hubo negociaciones para cerrar un contrato. La probabilidad de que la venta sea exitosa se estima que sería del 70%. Entonces los empleados reciben la orden de cerrar estos clientes lo antes posible.
  3. Etapa de análisis: se resumen los resultados de la jornada laboral, los dirigentes evalúan a los empleados y preparan los informes. Los responsables, se irán satisfechos con los resultados a casa y los directores pensarán en qué indicadores deben trabajar más. Aquí se cierra el círculo: nuevamente regresan a la etapa de planificación.

Beneficios de la gestión de ventas por el pipeline

La gestión por el pipeline tiene varias ventajas:

  • El pipeline ayuda a pronosticar los volúmenes de ventas, el resultado de las transacciones y el trabajo de todo el departamento. Esto es útil tanto para un empleado como para un director.
  • Indica las etapas con la máxima cantidad de objeciones, renuncias y bajas de la conversión. Esto te permite corregir los errores, ajustar las técnicas de venta y mejorar los resultados.
  • Gracias al pipeline, obtendrás una visión más detallada de las ventas en tiempo real.
  • Una excelente alternativa al sistema CRM, si aún no tienes integrado uno.
  • Distribución correcta de los recursos del departamento. Con un pipeline, es simplemente más fácil planificar horas, días e incluso semanas de trabajo.
  • El pipeline requiere actualización constante, lo que significa que enseña a los empleados y a los responsables a la disciplina y a la gestión eficaz.
  • El pipeline es universal: se puede utilizar tanto para la elaboración de informes como para la planificación.

El procedimiento de creación de un pipeline

El proceso de creación de un pipeline consta de diferentes etapas:

  1. Recogida de información

Antes de crear un pipeline, es necesario identificar los siguientes indicadores:

  • Canal principal de contactos. Tienes que conocer cómo los clientes potenciales han encontrado tu producto (prospección en línea, publicidad, envíos por correo electrónico, otros métodos de marketing).
  • Sector y público objetivo. Tu producto tiene buenas características y se ha demostrado con efectividad con muchos clientes. Pero es más atractivo para segmentos específicos. Debes orientar tu trabajo en dichos segmentos. Para segmentar la audiencia B2B, debes utilizar herramientas digitales que te permitan componer una lista de leads cualificados.
  • Tomador de decisiones. La empresa tiene que prestar atención a la cantidad de contactos del cliente que se deben mantener. Las estrategias para interactuar con un director general, un especialista en TI o un empleado del departamento financiero son muy diferentes.
  • Volumen de negocios. Algunos clientes están dispuestos a hacer una compra de 5000 euros, mientras que otros no pueden superar los 500 euros de inversión. Por eso, es necesario segmentar a los clientes, así como personalizar cómo les ofreces el producto.
  • Probabilidad de realizar las ventas. Incluso teniendo una gran cantidad de compradores potenciales, el personal del departamento de ventas no podrá venderles a todos. Es por eso por lo que se convierte en necesidad el hecho de evaluar la probabilidad de compra de cada cliente.
  1. Lista de clientes efectivas

Lo primero que necesitas es una lista de personas que quieran comprar tu producto, o al menos una lista que detalle lo más posible a tus clientes potenciales. Si se trata del mundo B2B, la lista debe incluir el nombre de la empresa, los nombres y cargos de los tomadores de decisiones, los datos clave para poder localizarlos.

Uno de los métodos más eficaces para crear dichas listas es el uso de herramientas de prospección en línea como EasyBusiness, que te permiten, no sólo crear listas de compradores potenciales conforme a tus criterios, sino también compartirlas y exportar la información en un archivo Excel para después poder integrarlo en tu CRM. En el caso de que no tengas CRM y uses EasyBusiness, también podrás hacer lo mismo. Las empresas que pasen a ser tus contactos, puedes convertirlas en cuentas y adjudicarlas a un comercial específico gracias su módulo Sales Accelerator.

  1. Proceso de ventas

El proceso de ventas es una fórmula de ventas por etapas que tiene una estructura clara. La descripción de cada etapa incluye en sí los detalles de las acciones, y si al poner en marcha esas acciones ha llevado con éxito a conseguir una transacción. Lo ideal es que los empleados puedan vender siguiendo las instrucciones.

Si un equipo no comprende el proceso de ventas, entonces no está claro quién, cómo y a través de qué puede administrar en dicho equipo; según los datos disponibles, cerca de dos tercios de los responsables comerciales no siguen los pasos del proceso de ventas.

Es necesario saber qué acciones son las realizadas por el equipo con mayor frecuencia y cuáles tienen un impacto significativo sobre las ventas. Esto es lo que ayudará a crear etapas efectivas en el pipeline.

  1. Beneficio por los objetivos

Un pipeline es una herramienta que te ayudará a alcanzar los objetivos comerciales. Para crear un proceso de ventas efectivo, necesitarás las cifras exactas de las ventas que deben estar reflejadas en el pipeline para cumplir el plan. La información sobre la cantidad de clientes que pasan de ser potenciales a reales ayudará a pronosticar la cantidad de transacciones necesarias en cada etapa del pipeline.

  1. Personal

El pipeline es una herramienta necesaria para toda la empresa. Es necesario conceder el acceso no solo al personal de ventas y marketing sino también a otros empleados responsables.

Es importante que cada empleado comprenda su lugar y su función en cada etapa del pipeline. Además, a veces es útil observar el proceso de una conversión en particular, y de las ventas en general, bajo un ángulo diferente. Esto te ayudará a ver posibles defectos en el plan antes y durante su puesta en marcha.

  1. Proyección de etapas

No existen dos empresas idénticas. Por eso, en cada empresa desarrollan sus propios planes. La cantidad de etapas de cualquier pipeline depende de los siguientes factores: el producto, la efectividad de publicidad, la calidad de los leads y de cómo te comunicas con tus clientes potenciales.

Por ejemplo, en la esfera de SaaS, la presentación del producto destaca como una etapa separada. Los vendedores de automóviles tendrán que demostrar el manejo de un automóvil en cuestión, los agentes inmobiliarios, deben mostrar el apartamento etc.

En raras ocasiones puede ocurrir que el pipeline empiece a dar sus frutos desde el primer intento. En la mayoría de los casos es necesario contar con un tiempo para saber qué etapas son las ideales para tu empresa y cuáles puedes excluir del pipeline.

En conclusión

El pipeline es una de las herramientas efectivas para controlar todas las etapas en el negocio de una empresa. Utiliza los principios de la gestión comercial del pipeline y el marketing para aumentar las ventas.

¿Cómo puedes realizar una prospección en línea? ¿Cómo obtener regularmente los leads cualificados para el pipeline? Contáctanos y te ayudaremos a hacer de tu pipeline de ventas una herramienta de ventas efectiva.

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