Las desventajas de tener una base de datos desactualizada ¿Cómo solucionarlo?

Las empresas utilizan cada vez más soluciones de prospección online para captar nuevos clientes, donde se les proporciona toda la información en las bases de datos.

Sin embargo, no la utilizan el 100% de las empresas a pesar de que cualquier base de clientes, sin importar si está en un CRM o en una hoja de Excel, es una herramienta excelente (y barata) para aumentar las ventas.

Con el acceso a las bases de datos, tendrás la ventaja de conseguir nuevos clientes potenciales y aumentar tus ventas. Además, podrás acceder a los datos de nuevas empresas ya que la base de datos está en continua actualización.

Mantener tu base de clientes

Los clientes son el principal activo de cualquier negocio ya que, entre otros, aportan beneficio económico. Para cualquier empresa que se tome las cosas en serio, es evidente que deberá recopilar y mantener su base de clientes en buenas condiciones. No obstante, no es suficiente con tener una base de clientes. Es importante y necesario no dejar de trabajar en tu base de datos: los datos deben estar estructurados y actualizados. Si no, a medida que pase el tiempo tu base puede volverse obsoleta, y tendrás que invertir una gran cantidad de tiempo en actualizarla, lo que se traduce en una pérdida de productividad y un aumento de los gastos.

Hoy en día, existen muchos servicios eficaces y fáciles de usar enfocados en la mejora y actualización de bases de datos. Dependiendo de tus objetivos, puedes optar entre diferentes soluciones: puedes elegir un servicio de segmentación y enriquecimiento de tu base de datos con un sistema de alertas inteligentes y avisos de señales de negocios, o puedes optar por servicios para integración y procesamiento de datos.

¿Para qué es necesaria una base de datos de tus clientes actuales y potenciales?

• Reducción del tiempo dedicado a la generación de leads y a la búsqueda de nuevos clientes. Una buena prospección online dentro de las bases de datos significa que los responsables comerciales no tendrán que malgastar tiempo intentando encontrar los prospectos adecuados. Tener una base de datos estructurada y en constante actualización te proporcionará encontrar nuevos prospectos de manera rápida y eficaz, pudiendo comunicarte con ellos fácilmente.
• Negocio orientado al cliente. Una de las tareas de la base de clientes es mantener un historial de todas las relaciones con tus clientes. Sabes mejor que nadie el tiempo que has dedicado a tus clientes para que estén satisfechos, lo que cada cliente te aporta al volumen total de tus ventas, en qué etapa de desarrollo del negocio te encuentras con ellos, las acciones y los plazos que debes realizar… Todo esto, te permite trabajar todas y cada una de las relaciones con cada uno de tus clientes.
• Política correcta de marketing. Teniendo en cuenta las relaciones con tus clientes, quizás quieras afianzar más los lazos ofreciéndole alguna oferta personalizada o algún descuento con condiciones especiales. Si tus datos están desordenados, desactualizados o son inexactos, puede que la oferta le llegue a otro destinatario. En este caso, tendrás que ser consecuente con el error.
• Conservación de datos de contacto de tus clientes. Los resultados de un estudio demuestran que es siete veces más fácil realizar una venta a un cliente que ya te ha comprado algo que a un cliente nuevo.

Veamos las características principales que hay que tener en cuenta para el correcto mantenimiento de una base de datos:

1. Tener una base de datos es de gran valor gracias a la comodidad de trabajar con ella y por la rapidez en la que puedes identificar al cliente. La base de datos debe estar actualizada, si esto no se hace, conseguir nuevas ventas se hará cada vez más difícil.
2. Para que el responsable identifique rápidamente la información exacta de un cliente en concreto, la base de datos debe estar estructurada. Es necesario mantener la base con estándares comunes, especialmente si la base puede ser editada por varias personas. La base se debe mantener de tal forma que, si se cambia de responsable comercial, no afecte a la calidad de las relaciones con el cliente.
3. Cualquier acción respecto con la base de datos, lleva su tiempo. El responsable comercial tarda aproximadamente una media de 2,5 horas al día en encontrar los contactos adecuados, en lugar de invertir este valioso tiempo en hacer lo que mejor sabe hacer: vender. ¿Cómo evitar esto? Tendrás que tener acceso a datos constantemente actualizados de tus clientes potenciales.
4. Es necesario tratar de actualizar regularmente toda la información sobre tus antiguos clientes e incluir, sin excepción, todos los nuevos.

Idealmente, la base de datos debería permitir rastrear la información por cliente. Por ejemplo, la cantidad de contactos realizados, reuniones realizadas, condiciones especiales etc. Es interesante que en la base de datos se refleje el embudo de ventas de cada cliente. Conociendo el beneficio económico proveniente de este cliente y el coste del mismo, podrás evaluar la importancia de este cliente, así como identificarlo en la clasificación de clientes que utilices. Además, una base que se puede medir es una fuente de información muy importante, a partir de la cual se mejora el proceso de trabajo con el cliente y se establecen diferentes planes.

Estudiemos varios métodos efectivos de monetizar una base de datos que se pueden aplicar con éxito en la práctica.

1. Segmentación de la base de datos y tasa de penetración de clientes

Sin segmentación, el trabajo posterior con cualquier base de datos no tiene sentido. Con la ayuda de herramientas de prospección como EasyBusiness, siempre podrás organizar a los clientes potenciales en segmentos de acuerdo con un determinado criterio: sectores de actividad, número de empleados, importación o exportación, movimiento anual monetario etc. Esto permite no sólo optimizar la base de datos, sino también obtener datos valiosos para el uso en las ventas.

Al mismo tiempo, la segmentación no es más que el primer paso en el desarrollo de bases de datos. Una vez que hayas segmentado tu base de datos, deberás analizar con mayor profundidad las necesidades de los clientes en cada segmento. En la mayoría de los casos, esto permite vender productos o servicios adicionales.

En marketing, este procedimiento toma el nombre de penetración en el cliente.

Por ejemplo, tu empresa se dedica al suministro de materiales compuestos. Durante la segmentación de la base de datos, se identificó un grupo de clientes relacionados con la industria de fabricación de cables. A continuación, se puede analizar cuál es el crecimiento del movimiento monetario de cada empresa. Si los ingresos de la empresa aumentan durante algunos años, esto significa que también está aumentando la necesidad de comprar materiales compuestos. Pues bien, se puede incrementar el nivel de penetración en dicha empresa.

Hay muchos métodos de penetrar: invitar a los clientes de una base de datos segmentada a un evento o seminario web, donde puedes presentar tu empresa, demostrar casos, crear un catálogo especial de productos etc.

Para segmentar y procesar los datos con el objetivo de analizar posteriormente las oportunidades de penetración, puedes aprovechar nuestros servicios de integración de datos.

2. Envíos a través de la base de clientes

Puedes realizar otro tipo de tareas adicionales desde la base de clientes, como por ejemplo lanzar campañas de email marketing. Esta acción se recomienda para empresas B2B, aunque actualmente es un método de marketing que casi todas las empresas utilizan.

En el ámbito del B2C, el negocio utiliza envíos con bastante frecuencia: informa sobre nuevos descuentos y acciones, felicita con motivo de algún día en especial e incluso trata de crear contenido de entretenimiento o educativo.

Los envíos por correo electrónico no solo permiten conseguir un flujo de nuevas demandas y promover la generación de leads, sino que también son una gran herramienta para limpiar y actualizar la base de datos.

Así, es posible ganar dinero con una base de clientes existente si esta base se mantiene y se actualiza regularmente.

Las características que debes tener en cuenta para tener una buena base de datos son:

1. Emplear herramientas avanzadas de prospección  para la creación y actualización de Bases de datos.
2. Segmentación y estructuración.
3. Enriquecimiento y diversidad de la información.
4. Sencillez en el uso de la base y en la identificación de los clientes.
5. Posibilidad de analizar el mercado y determinar el índice de penetración.
6. Mantenimiento ininterrumpido: actualizaciones, limpiezas, enriquecimientos.
7. Sistema de notas, alertas y notificaciones de cambios por cada uno de los clientes para enriquecer la base de datos.
8. Exportación de datos según unos propios criterios y fácil integración con los sistemas de CRM.
9. Acceso a la base de datos con diferentes permisos en función de cada rol.

Deja que te ayudemos con la creación, mantenimiento y actualización de tu base de datos.

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