Deduplicación de datos: qué es y por qué la necesitas

Si nunca has oído hablar de la deduplicación de datos, probablemente no seas consciente de lo importante que es. Lee nuestra guía detallada sobre la deduplicación de datos para informarte.

¿Sabías que los datos desordenados cuestan a las empresas hasta un 12% de los ingresos anuales?

Un ejemplo de datos desordenados es la duplicación de datos. La duplicación de datos puede ser muy perjudicial para las organizaciones. Impacta en la productividad de los empleados, la imagen de marca, la experiencia de los clientes, ralentiza los sistemas y dispara los costes de almacenamiento.

Sin embargo, las estadísticas dicen que en los casos de las empresas cuentan con políticas de backup muy estrictas, hasta el 80% de sus datos corporativos pueden estar duplicados.

Afortunadamente, hay una solución, y se llama deduplicación de datos.

Si deseas saber los beneficios de contar con una base de datos limpia y sin duplicidades, sigue leyendo mientras echamos un vistazo a lo que es la duplicación de datos y por qué es importante.

¿Qué es la deduplicación de datos?

La deduplicación de datos es la práctica de eliminar los conjuntos de datos duplicados.

Los datos duplicados se pueden crear de muchas maneras. Una de las más significativas es a través de copias de seguridad. Los backups estrictos y que se realizan de forma constante dan lugar a la recolecta de datos duplicados.

Compartir archivos, entradas inexactas de clientes, errores de entrada de equipos y errores de importación/exportación son todas oportunidades para la duplicación de datos.

La deduplicación de datos funciona para borrar estos conjuntos de datos duplicados. Lo hace analizando los bloques de datos y los archivos. La deduplicación funciona a nivel de archivo o subarchivo. Si sólo se comparan y se deduplican archivos enteros, esto se llama Single Instance Storage (SIS).

La aplicación de la deduplicación de datos y los métodos implicados suelen variar de un servicio a otro. Sin embargo, el objetivo final es invariablemente limpiar los datos duplicados.

Por qué es importante la deduplicación de datos

Ahora que estás familiarizado con los fundamentos de lo que es la duplicación de datos y cómo funciona, exploramos su importancia.

Los impactos comerciales de los datos se están volviendo enormes. Los datos limpios, actualizados y utilizables pueden ser el factor decisivo que separa a las empresas competitivas de las que se quedan atrás o en el camino.

Esta es una de las razones principales por las que la deduplicación de datos es tan vital en el entorno empresarial actual. Aquí están algunos de los impactos específicos que los datos duplicados pueden tener en una organización en la que la deduplicación de datos puede revertirse.

Los datos duplicados agotan la productividad

Varios estudios muestran que buscar información en el trabajo es una pérdida de tiempo y dinero ya que los empleados pasan un promedio de 2,5 horas diarias buscando datos. Esto equivale a alrededor del 30% de la jornada laboral.

No se necesita mucho para ver que esto es una terrible pérdida de tiempo. Si los datos no son fácilmente accesibles para los empleados, esto impactará en los resultados de la empresa con el tiempo. La duplicación de datos hace que los datos de difícil acceso requieran aún más tiempo para ser encontrados, porque los empleados pueden necesitar comprobar múltiples versiones de los datos para asegurarse de que lo que han encontrado es fiable y está actualizado.

En algunos casos, esto puede hacer que los empleados empiecen a intentar limpiar los conjuntos de datos relevantes por su cuenta. Aunque esto puede parecer algo bueno, la actualización manual de los datos a través de hojas de cálculo y fórmulas es ineficaz y consume mucho tiempo.

La deduplicación de datos, por otra parte, puede abordar esta tarea de manera más eficaz tanto en términos de resultados como de costes.

Los datos duplicados confunden a los clientes

Cuando los equipos de ventas y marketing acceden a datos duplicados, esto puede afectar a la experiencia del cliente.

Un ejemplo de esto es si un agente de ventas solicita a los clientes que vuelvan a introducir datos, o basa su interacción con los clientes en datos obsoletos.

Esto es muy confuso para los clientes e inevitablemente conduce a la frustración. No muchas empresas tienen tiempo para reiterar sus datos una y otra vez con sus contactos B2B.

Los datos duplicados dañan su imagen de marca

Además de frustrar a los clientes y frenar a los potenciales y futuros clientes, la duplicación de datos también perjudica la imagen de marca de las empresas B2B. Como se mencionó anteriormente, cuando los empleados trabajan a partir de datos duplicados esto se filtrará a los clientes.

Los consumidores finales no son tolerantes con las inconsistencias en el servicio al cliente, y los clientes B2B aún menos. Lo más probable es que una gran parte de sus clientes B2B sepan cómo manejar sus datos de manera efectiva. Si ven que su organización no lo hace, esto podría llevarlos a cuestionar la calidad general de su oferta.

La duplicación de datos ralentiza su sistema y redes

Uno de los peligros de la continua duplicación de datos es la ralentización de la red. La duplicación de datos impone grandes exigencias a las redes y a las aplicaciones de almacenamiento.

Según los resultados de la encuesta, el 98% de las grandes empresas (las que tienen más de 1,000 empleados) informaron que una hora de inactividad de la red equivale a pérdidas de más de 100.000 dólares.

En la mayoría de los casos, las sobrecargas de la red debido a la duplicación de datos no causarán un fallo total de la red. Sin embargo, la reducción de la velocidad tendrá un impacto directo en la productividad y, con ello, en los beneficios.

Los datos duplicados son costosos de almacenar

Cada vez más PYMES están invirtiendo fondos en sistemas de CRM, gracias a los impactos que el CRM puede tener en los ingresos. Sin embargo, si los datos no se gestionan correctamente y se duplican, esto puede resultar en un desperdicio de esta inversión.

La duplicación de datos es costosa, ya que los empleados tienen que perder tiempo eliminando versiones obsoletas. También puede costar caro en lo que a velocidad de red se refiere.

Sin embargo, uno de los costes más elevados de los datos duplicados es el gasto de almacenamiento.

Cuantos más datos duplicados tenga una empresa, más espacio de servidor se requiere para alojarlos. Esto puede aumentar dramáticamente los costes de almacenamiento de datos. Combinado con el hecho de que los datos B2B decaen a una tasa promedio de 70.3% cada año.

Afortunadamente, la deduplicación puede dar un giro a esta tendencia. No sólo puede hacer que los datos sean más útiles para las empresas, sino que también puede hacer que el almacenamiento de datos sea mucho más rentable. En algunos casos, la deduplicación puede reducir las necesidades de almacenamiento de copias de seguridad en un 80-95%.

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La mayoría de los estudios realizados demuestran que las mejores prácticas de calidad de datos son capaces de aumentar los ingresos en un 66%.

Para poder utilizar los datos corporativos de manera eficaz, las empresas necesitan tener acceso a datos limpios, fiables y actualizados. La deduplicación de datos es un componente integral de la limpieza de los datos y hace que sean un activo de la empresa, en lugar de un pasivo.

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