9 etapas para construir un equipo de ventas eficaz

Cualquier persona entiende que el beneficio de una empresa depende en gran medida de la calidad del trabajo del departamento de ventas. A simple vista, es muy sencillo: basta con contratar empleados, explicarles lo que deben hacer, pagar los salarios a tiempo y disfrutar del desarrollo de la empresa.

Sin embargo, existe una gran diferencia entre un departamento de ventas convencional y un sistema que funciona eficientemente, pues es como comparar un rifle con una ametralladora: el principio es el mismo, pero la potencia de fuego es completamente diferente. Construir un departamento de ventas efectivo es un trabajo minucioso y a veces arduo, ya que requiere una gran cantidad de conocimientos y habilidades específicas.

Según los datos, el 71% de los dirigentes creen que aumentar la productividad de los departamentos de ventas es la clave para el desarrollo comercial.

La efectividad del departamento de ventas se determina por su rentabilidad y el rendimiento de los empleados, es decir, por cuánto esfuerzo y tiempo dedican los comerciales en cerrar una venta.

Para crear un sistema de ventas en una empresa, hace falta cumplir con varios principios a la vez: analizar los gastos y los ingresos en cada etapa de la transacción, asegurarse de que el sistema escale y obtenga ganancias.

Incluso si tienes un departamento de marketing ideal que conoce todos los matices de la promoción digital, no podrás superar a tus competidores si el departamento de ventas no dispone de las tecnologías digitales adecuadas.

¿Cómo construir un departamento de ventas efectivo desde cero – desde el primer empleado hasta un equipo preparado que funciona sin problemas? Compartimos contigo las etapas paso a paso:

Paso 1. Crea un plan de ventas

En el mundo de los negocios, hay varias opiniones sobre establecer un plan para el departamento comercial. Algunos no utilizan en absoluto la planificación, limitándose a controlar las horas de trabajo de los empleados y el número de sus llamadas. Otros establecen tareas basadas en subjetividades acerca de las capacidades de los responsables de ventas. Debes tratar de hacer una planificación de ventas basado en cifras reales objetivas.

Cómo prever las ventas

Es imposible prever las ventas exactas: hay demasiados factores a tener en cuenta. Por eso, cualquier planificación en esta área se basa en hipótesis: debes ajustar el plan después de recibir nuevos datos y estimaciones de rendimiento.

Uno de los índices iniciales para la estimación de ventas es la cantidad de leads que el equipo de ventas puede atraer y procesar. Con las actuales soluciones digitales para la prospección en línea para generar listas de leads cualificados, puedes planificar las actividades de tus responsables comerciales en la etapa inicial.

Paso 2: Piensa bien en cómo organizar el plan

La elaboración de un plan te permitirá determinar cuántos responsables de ventas son necesarios para alcanzar el objetivo. Si no quieres establecer una micro gerencia, también deberás tener en cuenta la contratación de dirigentes. En promedio, por cada 5 a 10 vendedores, se necesita un dirigente: el director o el responsable de ventas principal.

La estructura de organización puede ser escalonada cuando hay un dirigente y unos subordinados. O también puedes crear varios equipos en el departamento de ventas que compitan entre sí: quizás en tu caso, este enfoque sea más efectivo.

Paso 3. Crea un embudo de ventas para empleados

Crea procesos en el departamento de ventas. Estructura las acciones del responsable, desde la etapa de generación de leads y del primer contacto hasta la etapa de cerrar una venta. Dependiendo del área de actividad, el embudo puede tener diferentes longitudes.

Dicha estructura ayudará a comprender cómo analizar el trabajo de los empleados, y permitirá ver las etapas problemáticas donde se encuentran la mayoría de los clientes potenciales.

Paso 4. Fomenta la motivación

El KPI debe introducirse después de que los procesos de ventas se hayan formalizado explícitamente. De lo contrario, los empleados no entenderán cómo deben cumplir el plan y alcanzar el nivel de ingresos deseado.

Al crear el KPI para el departamento de ventas, no debes centrarte en pequeños detalles como controlar «cuántos minutos tardó». Será más eficiente establecer un sistema con distintos índices. Para los empleados, selecciona los índices del embudo de ventas sobre los cuales puedan influir directamente. Para todo el equipo, selecciona aquellos que dependen del trabajo colectivo, por ejemplo, la cantidad de ingresos.

Paso 5. Conéctate a las herramientas de prospección B2B

Una herramienta de prospección B2B puede ser una herramienta clave para tu empresa, aumentando las capacidades y la productividad de tus responsables de ventas. Al comenzar el trabajo sobre un cliente, el comercial tiene que marcar en qué etapa de venta se encuentra.

Todos los datos se recogen y, en el momento necesario, el director puede evaluar la situación en la empresa.

Existen plataformas B2B profesionales que ofrecen herramientas para la prospección en línea, la generación de leads y la gestión del pipeline de ventas, una solución «todo en uno»; por eso, para cubrir todas las etapas y facilitar a los responsables de ventas su adaptación, utiliza herramientas como EasyBusiness Sales Accelerator.

Un sistema moderno de gestión del embudo de ventas proporcionará cientos de tipos de informes. Existen tres informes clave que se pueden utilizar para descubrir cómo crear un equipo de ventas efectivo y mantener la situación bajo control:

• Una vez al día, analiza en el embudo de ventas la cantidad de acciones que ha hecho tu empleado. Esto ayudará a determinar quién de los comerciales se esfuerza para cumplir los objetivos y quién sólo está trabajando según las normas establecidas. Si tienes cierta cantidad de datos, puedes hacer ajustes al KPI – como por ejemplo saber que, en promedio, un comercial puede hacer 10 llamadas al día, no 5.
• Una vez a la semana, evalúa a través del embudo de ventas hasta qué punto los responsables pudieron estar a punto de conseguir cerrar una venta. Estudia la conversión de llamadas a encuentros, de encuentros a presentaciones y contratos. Tu tarea es encontrar puntos débiles en este embudo y solucionar el problema.
• El reporte mensual ayudará a evaluar las ventas: este es un período suficientemente largo para recoger datos sobre la cantidad de nuevos clientes y los ingresos.

Gracias a contar con una herramienta para gestionar el pipilene de ventas y a sus informes, el equipo de ventas y los empleados desarrollarán sus trabajos eficientemente.

Paso 6. Analiza qué te impide vender

Si el equipo de ventas que has creado no está funcionando de manera efectiva, comprueba si tienes algún problema de esta lista:

• El plan no corresponde a la realidad – esto sucede cuando planificas subjetivamente. En este caso, vale la pena ajustar el plan siendo objetivos y basándose en los índices promedios de los expertos.
• Dificultades con los dirigentes: verifica si los responsables tienen a su disposición los recursos necesarios y si sus jefes los cargan con responsabilidades adicionales que hacen que no tengan tiempo para vender.
• Falta de motivación y competencias: es posible que haya un problema con la selección del personal o con el clima en la empresa. Habla con los empleados, comprueba si quieren trabajar y si están satisfechos con las condiciones.

Paso 7: Mejora el proceso de contratación

Cuando estás construyendo un departamento de ventas, es importante al mismo tiempo establecer un proceso de contratación continua. La afluencia de nuevos empleados a la organización es útil no sólo en términos de escalamiento del negocio:

• Esto es una competición sana. Los «veteranos» no pierden la motivación y no se relajan cuando ven a los recién llegados, quienes, por regla general, intentan mostrarse y trabajan con más energía en los primeros meses.
• Motivación adicional. La constante ampliación de la plantilla significa la posibilidad de crecimiento, pues con la afluencia de nuevas personas, también se necesitan dirigentes.

En las instrucciones sobre cómo construir un departamento de ventas desde cero, raramente se menciona el escalamiento, aunque precisamente este proceso es el que ayuda a las personas a desarrollarse. Construye la economía de tu negocio de manera que pueda crecer constantemente.

Paso 8. Crea un sistema de aprendizaje

Al crear un departamento de ventas, es importante tener en cuenta no sólo la analítica y el sistema general de la organización, sino también establecer un aprendizaje continuo.

Según los datos disponibles, se necesitan 10 meses para la capacitación completa de un responsable de ventas.

Facilita el acceso a materiales orientativos para que el equipo se forme, organiza entrenamientos e invita a especialistas a seminarios. Motiva a tus empleados a participar en conferencias especializadas. Todo esto en su conjunto ayudará al departamento:

• Los empleados se sentirán bien, porque el negocio está invirtiendo en su desarrollo personal.
• La eficiencia del personal crece gracias a obtener nuevas habilidades.
• Cuando los especialistas hablan positivamente con sus amigos y públicamente de la empresa, crece la lealtad a la marca comercial y surge un efecto de relaciones públicas.

Paso 9. Crea listas para examinar la efectividad

Además de la motivación del personal, tienes que prever el control de los empleados. Orientándote hacia el análisis del CRM y el plan de ventas. Elabora listas de tareas a revisar para los empleados y los dirigentes.

Para los responsables, las listas pueden ser sobre la cantidad de leads, llamadas, recordatorios, encuentros realizados. Para los dirigentes – el número de inspecciones, el volumen de los ingresos totales del departamento, la rotación del personal y el crecimiento de los empleados por niveles de competencia.

No existen listas de verificación universales: créalas, centrándote en las acciones que son importantes para la eficiencia de tu negocio.

Escala aún más el departamento

Cuando tu departamento de ventas ya está creado y construido, dedícate a desarrollarlo. En la estructura de la empresa no obligatoriamente debe haber un solo equipo: crea varios departamentos paralelos. Divídelos por tipos de productos de la empresa o haz una atmósfera entera de competición. Experimenta con el sistema, analiza los índices y ajusta el plan.

Un departamento de ventas eficaz es el punto clave de tu negocio. Su digitalización llevará, no sólo las ventas, sino también todo el negocio a un nuevo nivel de desarrollo. Contáctanos y te ayudaremos a saber qué soluciones digitales son mejores para optimizar el trabajo de tu equipo de ventas.

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